My Private Community
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Descripción
El paquete fue diseñado como una respuesta a las crecientes necesidades de comunicación entre condóminos y empresas administradoras. Cumple la función de centralizar y archivar toda la información del condominio de manera que esta se encuentre disponible en todo momento. La herramienta en sí, es un potenciador de las inter-relaciones entre condóminos y para con la administración.
Objetivos específicos
- Crear un archivo histórico de los documentos y los comunicados distribuidos por la administración.
- Implementar un foro con diversos temas de discusión (mantenimiento de las áreas comunes, seguridad del condominio, entre otros) que promueva la interacción entre los condóminos en la toma de decisiones sobre posibles medidas a implementar.
- Ofrecer un sistema de reservación del salón de fiestas “on-line” que se adecue a la demanda tecnológica actual.
Características
- Sitio Web de acceso restringido. Únicamente los condóminos registrados pueden acceder la información y las herramientas del sitio.
- Función de reservación de áreas comunes.
- Función de foro de discusión para temas de interés común.
- Archivo histórico de documentos, comunicados y demás información de interés.
- Envío de alertas sobre la adición de contenido al sitio y cuando alguien opina sobre un tema del interés del usuario.
Entregables
Sitio Web con herramientas de comunicación
- Incluye las funcionalidades mencionadas anteriormente y una plantilla a escoger por el cliente. La plantilla se refiere a la apariencia del sitio.
- Instalado en el servidor que el cliente elija.
- Manuales de usuario de la interfaz administrativa y de usuario en inglés y español
Descripción de la Herramienta y sus componentes
El sitio tiene dos vistas. La que ve el visitante y la que ve el condómino. El visitante no tiene acceso a información de carácter privado ni a las herramientas diseñadas para uso de los condóminos y la administración. Para tener acceso a dichas secciones de la página se le proporcionara a cada uno de los condóminos un nombre de usuario y una clave.
A continuación se describen las herramientas que estarán a disposición exclusivamente de los condóminos y la administración:
El Foro
El foro es un espacio de comunicación en los cual los condóminos pueden iniciar discusiones de manera ordenada. Este sistema funciona con cuadros de diálogo, donde se van incluyen los mensajes clasificados temáticamente. Los condóminos pueden realizar nuevos aportes y responder a los de los de los demás. Una gran ventaja de este sistema es que los aportes permanecesn en el tiempo y no requiere que los participantes se conecten en un horario específico, cada uno se incorpora a las discusiones que desea cuando cuenta con disponibilidad. Esta herramienta nos permite un mayor grado de reflexión y por ende ayuda a que los nuevos comentarios realmente aporten a la discusión.
En el foro van a haber varios Moderadores, los administradores del sitio web serán moderadores permanentes, sin embargo se ofrecerá el cargo de moderador a aquella persona que desee colaborar desempeñando esta labor.
El papel del moderador es fundamental y básico para un buen desarrollo del foro, para lo cual se ha de cumplir con ciertos requisitos y tareas. Algunas de las principales tareas que un moderador debe desarrollar en un foro virtual son:
- Procurar que las intervenciones de los participantes se mantengan en un nivel adecuado de cortesía.
- Orientar los aportes con el fin de lograr los objetivos.
- Reconducir el tema, si se pierde el horizonte.
- Dar a conocer las reglas y funciones que deberán asumir los participantes.
El Calendario de Reservaciones
Es aquí donde los usuarios registrados pueden dar click en un día disponible y reservar el área común para las actividades que deseen realizar. Los usuarios ven cuales días y a qué hora está reservado por otros condóminos pero no pueden editar ni borrar ningún evento excepto los propios.
Nota: Estamos conscientes que no todo el mundo es proficiente en el uso de las computadoras o el internet y es necesario poner a disposición de todos la información de las reservaciones que se reciban por vías tradicionales (llamada telefónica a la administración).
Comunicados de la Administración
Consiste en un archivo histórico de todos los comunicados que recibimos por correo electrónico o en formato impreso. Esto permite que los nuevos residentes tengan fácil y rápido acceso a los comunicados anteriores a su llegada al condominio.
Documentación
Es un archivo de documentos tales como: planos de las áreas comunes y el condominio en sí, leyes estatales, reglamento interno del condominio, entre otros.
Sistema de Votación
Los usuarios pueden votar sobre temas que así lo requieran.
Activación de cuentas
Los condóminos pueden solicitar la información de su cuenta al correo de la administradora del condominio indicando su número de casa y el correo electrónico al cuál desea le lleguen los correos del sitio tales como: comunicados, nuevos temas en el foro, opiniones sobre temas en discusión, etc. Les enviaremos su usuario y contraseña la cual debería ser cambiada una vez accedida el área privada por primera vez.
Auto Administración:
Todo el sitio es auto administrable, entregaremos una cuenta de Administrador al propietario del sistema y este podrá a su vez crear más cuentas de administrador o publicador según lo requiera. Estas cuentas serán utilizadas para las tareas de mantenimiento tales como:
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Cuentas de usuarios.
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Contenido ( artículos, información, otros )
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Cuentas del foro. ( permisos de usuarios )
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Calendario de reservaciones.
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Administración de cualquier otra extensión del sistema.